Na nadmorskiej promenadzie piję mrożoną kawę z bita śmietaną, obserwując żonglera dającego popis trzema piłkami. Jego dłonie zręcznie wyznaczają taniec piłkom w rytm muzyki. Publiczność nie szczędzi braw i złotówek do kapelusza, a ja zachodzę w głowę, jak mogłabym tak jak on żonglować zadaniami w życiu, robiąc kilka rzeczy naraz. I robię pierwszy krok, by zapędzić się w kozi róg…
Co najmniej raz dziennie dopada mnie myśl, że nie jestem dość dobrą matką lub żoną, przyjaciółką, córką (wstaw podobne). Jedna część mnie pcha moją uwagę w stronę pracy. Druga ciągnie do realizacji nowej pasji. Trzecia mówi, grożąc palcem: „A dzieci, dom – no nie żartuj – kto się tym zajmie lepiej niż ty!”. Od samego rana dyskusja w mojej głowie trwa w najlepsze. Więc przyspieszam. W pracy daję z siebie 100% normy, jednocześnie planując listę zakupów i obmyślając nowe pomysły na siebie. W domu gotuję, odrabiając lekcje i nagrywając smartfonem wideoklip mojej córki. Rozmawiam z mamą przez telefon i kończę pisać email, kiedy zdaję sobie sprawę z tego, że dochodzi 23.00 a zza szafki spogląda na mnie wielka miska ubrań do prasowania. Czeka tam na mnie od 4 dni i nieustannie daje o sobie znać. Ja już padam na twarz. Moja osobista bateria pika, że czas podłączyć się do ładowarki. Ale jak to – dziwię się – tak szybko dzień się skończył!?!
Zauważyłam, że staję na rzęsach, żeby zrealizować wszystkie moje plany. Przychodzi to dość naturalnie. Pewnie dlatego, że codziennie przez umysł każdego człowieka przelatuje kilka tysięcy różnych myśli. Nie jestem wyjątkiem. Próbuję swoich sił w wielozadaniowości, bo co chwilę pojawia się pokusa aby zrobić coś zupełnie innego.
Multitasking, czyli wielozadaniowość to termin pochodzący z branży komputerowej. Pierwotnie został on użyty do opisu możliwości procesora, jako pojęcie opisujące przetwarzanie kilku operacji w tym samym momencie. Używaną dziś nazwę można uznać za niezbyt trafną. Wielozadaniowość oznacza sytuację, w której wiele zadań wykonywanych jest naprzemiennie. W przypadku komputera polega to na ciągłym przełączaniu się między zadaniami, aż do ich ukończenia. Szybkość, z jaką komputer równolegle obsługuje kilka zadań, błędnie sprawia wrażenie, że wszystko dzieje się jednocześnie. Z upływem czasu pojęcie to zaczęto rozumieć zupełnie inaczej – jako wykonywanie wielu zadań jednocześnie – przez jednego człowieka. Ktoś wymyślił, że można porównać ludzi do komputerów! Co więcej na rynku pracy poszukuje się jako jednej z cech przyszłego pracownika właśnie wielozadaniowości. Tylko czy człowiek potrafi wykonywać jednocześnie kilka zadań w sposób dokładny i efektywny?
Wielozadaniowość to tylko okazja, żeby spaprać więcej rzeczy naraz” – Steve Uzzell
Potrafimy wykonywać kilka czynności naraz np. chodzić i rozmawiać, jeść i odczytywać esemsa. Nasza uwaga płynnie przeskakuje pomiędzy zadaniami, jeśli nie są zbyt skomplikowane. Skupiamy się na obydwu tych czynnościach. Jedna dzieje się na pierwszym planie, druga gdzieś w tle. Żadnej nie potrafimy się jednak oddać w pełni. Dzieje się tak, ponieważ wydajność naszego umysłu i zdolność do zapamiętywania spadają o dziesiątki procent, kiedy próbujemy aktywnie zająć się dwoma lub więcej aktywnościami w tej samej chwili.
Wielozadaniowość powoduje, że jesteśmy bardzo zajęte, ale nieproduktywne. Nasze umiejętności mogą nie być właściwie wykorzystane. Nie mamy czasu, aby odpowiedzieć sobie na pytanie – co jest naprawdę ważne? Więc w konsekwencji nie dokonujemy wyboru i działamy bez planu, poddając się przypadkowi.
Co jeszcze tracimy rozmieniając się na drobne? Posłużę się argumentami z książki „Jedna rzecz” (Gary Keller, Jay Papasan):
1. Mózg ma ograniczone możliwości. Możemy je dzielić wedle uznania. Powrót do przerwanego zadania, zanim umysł wpadnie na właściwe tory zajmie jednak więcej czasu niż zakładamy. Nasza efektywność w tym czasie bezpowrotnie poleci na łeb na szyję.
2. Dlaczego piętrzące się sterty niezałatwionych spraw rosną i rosną? Im więcej czasu poświęcasz na zadanie, na które się właśnie przełączyłaś, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że w ogóle zajmiesz się tym co robiłaś na początku (w moim domu w ten sposób rośnie sterta prania do prasowania i plik niezapłaconych rachunków).
3.Tracimy mnóstwo czasu, przełączając się między zadaniami, bo aby je wykonać, przestawiamy naszą uwagę dostosowując ją do nowych wymagań. Pracujesz nad ważnym projektem, a tu dzwoni przyjaciółka w sprawie nie cierpiącej zwłoki. Odbierasz i angażujesz się w tę rozmowę pół godziny. Szacuje się, że w ten sposób możemy utracić do 28% typowego dnia pracy! Straszne, prawda?
4. Wielozadaniowcy błędnie oceniają czas, w którym mogą wykonać daną czynność. Zakładają, że realizacja zadania będzie trwać dłużej, niż to rzeczywiście konieczne. Innymi słowy, robiąc dwie rzeczy na raz, stracisz więcej czasu niż gdybyś zrobiła je jedna po drugiej.
5. Im więcej rzeczy robisz naraz, tym więcej błędów popełniasz. Pomyłki w raporcie i przypalona patelnia to pikuś. Konsekwencje mogą być poważniejsze. Przykładem są wypadki drogowe, spowodowane przez kierowców rozmawiających przez telefon podczas jazdy.
6. Będąc wielozadaniowa żyjesz w ciągłym napięciu. Gonisz czas. Frustracja rośnie, bo żadnej rzeczy nie jesteś w stanie dobrze zrobić do końca.
Na szczęście problem da się rozwiązać. Jak mieć więcej czasu i luźniejszą głowę? Następnym razem gdy przyjdzie Ci odpisywać na wiadomości jednocześnie oglądając ulubiony serial lub urządzisz sobie pogawędkę z przyjaciółką, wypełniając tabelki w Excelu, zadaj sobie pytanie: czy w tej chwili Ty musisz to zrobić? Ustal priorytety. Podziel się obowiązkami i poproś innych o pomoc. Wybierz to, co najważniejsze.
Podoba Ci się ten pomysł SpecBabko? Podziel się wrażeniami w komentarzu.
O tym jakie są moje sposoby żeby nie wpaść w pułapkę wielozadaniowości opowiem Ci następnym razem.
Dominika Mituła – EnergyBabka, trenerka, coach, organizatorka eventów motywacyjno-rozwojowych dla kobiet, chodzący generator pozytywnej energii.
