01/31/2017

9 sposobów na zwiększenie efektywności w trakcie dnia

Joanna Ligenza
Zapisz się na newsletter i otrzymuj specnewsy

Pracujesz wiele godzin dziennie, masz milion spraw na głowie, do ogarnięcia własny biznes (lub praca na etacie), dom, rodzina i do tego zwierzaki (jeśli posiadasz). Jesteś ciągle w biegu, masz wrażenie, że doba skróciła się co najmniej o połowę, a dobry sen stał się nieosiągalnym luksusem. Pomimo tego, że ciągle działasz „na wysokich obrotach” i tak nie udaje Ci się zrobić wszystkiego, co powinnaś (czyli tego, o czym sądzisz, że inni od Ciebie wymagają lub tego, czego Ty sama od siebie wymagasz). Tymczasem wystarczy kilka prostych – choć jednocześnie trudnych – zmian, aby znacząco zwiększyć efektywność działań podejmowanych każdego dnia. Dlaczego prostych? Bo to banały, o których każdy wie i które zalecane są w setkach artykułów, książek i nagrań video, na które możesz natknąć się na każdym kroku, gdy tylko odrobinę zainteresujesz się tematem. Dlaczego trudnych? Bo pomimo tego, że o nich wiesz, to i tak masz problem z wcieleniem ich w życie.

„To nie ciężar łamie Ci grzbiet, lecz sposób, w jaki go niesiesz” – Lena Horne

Jak to się dzieje, że jedni ludzie idealnie ogarniają dużą ilość zadań, mają czas na spotkania z przyjaciółmi i realizowanie własnych pasji, a inni są wiecznie zabiegani i nie mają kiedy się wyspać? Przecież każdy z nas dysponuje tą samą ilością minut każdego dnia. Problem z efektywnością w głównej mierze nie polega na braku czasu, lecz na sposobie funkcjonowania, inteligentnym dysponowaniu energią, korzystaniu z właściwych strategii i odpowiednich nawyków.

Jak zatem możesz dbać o zwiększenie efektywności?

 

1. Odpoczynek i regeneracja

Taaaak, wiem, że nie masz na to czasu 😉 Jednak będąc zmęczoną nie działasz na 100% mocy. Wykorzystujesz jedynie część swoich możliwości. Nie wspominając o tym, że zmęczenie negatywnie wpływa na Twój nastrój, ponieważ jesteś bardziej rozdrażniona i trudniej Ci panować nad własnymi emocjami (hmm… właśnie o tym wspomniałam), to znacząco obniża się Twoja zdolność koncentracji i kreatywnego myślenia, więc po prostu pracujesz wolniej. Będąc wypoczętą możesz te same zadania wykonać w krótszym czasie i z większą przyjemnością.

Odpoczynek oraz odpowiedniej długości sen powinien być wpisany w Twój plan dnia. To prawda, że stale zwiększające się tempo życia wymusza na nas coraz większe zaangażowanie i nieustanne „trzymanie ręki na plusie”, by sprostać rosnącym wymaganiom. Jednak z naturą nie wygrasz. Chcąc utrzymać wysoką wydajność i osiągać lepsze rezultaty musisz mieć na to siłę. W gruncie rzeczy nie chodzi o to, by pracować ciężko, ale o to, by robić to mądrze, prawda? Zatem zawczasu zaplanuj sobie odpowiednia dawkę snu (co najmniej 7 godzin – lub więcej, jeśli tyle potrzebujesz do prawidłowego funkcjonowania) oraz 2-3 małe przerwy w ciągu dnia, podczas których będziesz mogła wyciszyć umysł i „podładować akumulatorki”. Jeśli masz możliwość możesz zdrzemnąć się przez 15-20 minut. Jeśli nie, wystarczy że położysz się lub wygodnie usiądziesz w ustronnym miejscu, aby zmniejszyć napięcie mięśni i odciąć nadmiar bodźców. Taka chwila relaksu zazwyczaj sprawia, że wracasz do swoich zajęć pełna energii i bardziej radosna.

Pamiętaj: sen jest ważniejszy nawet od jedzenia. Jesteś w stanie funkcjonować nie jedząc kilka dni, ale nie jesteś w stanie funkcjonować przez kilka dni nie śpiąc.

 

zwiększanie efektywności w ciągu dnia

2. Zarządzaj swoją energią

W ciągu całego dnia miewasz mniej lub bardziej efektywne momenty swoich działań. Większość ludzi z reguły najwięcej energii ma rano, ponieważ wtedy są najbardziej wypoczęci. Niektóre osoby jednak czują przypływ energii wieczorami, kiedy wokół panuje większy spokój i mniej bodźców próbuje zdobyć ich uwagę. Przyjrzyj się swojemu rozkładowi dnia i zauważ, kiedy Ty masz najwięcej energii? Kiedy wykonywane zadania wychodzą Ci najsprawniej i kiedy masz najbardziej „świeży” umysł? Planuj najtrudniejsze, wymagające koncentracji, myślenia lub kreatywności zadania właśnie na ten czas. Wykorzystaj maksymalnie swój potencjał i swoją energię. Proste zadania, które nie wymagają tyle wysiłku oraz takie, które można wykonać na autopilocie wykonuj dopiero w następnej kolejności.

3. Ustalaj priorytety

Zasada Pareto

Według zasady Patero 20% działań przynosi 80% efektów. Dla utrzymania wysokiej efektywności należałoby zatem skupić się w pierwszej kolejności na tych 20%. To one stanowić powinny priorytet. Pozostałe 80% to mniej ważne zadania, które wykonać można w następnej kolejności. Korzystając z zasady Pareto możesz zadać sobie pytania:

Które 20% działań przynosi Ci 80% zysków?

Które 20% działań przynosi Ci 80% strat?

W pierwszym przypadku jasno określasz rzeczy, które są ważniejsze od pozostałych, w drugim zaś te, które powinnaś jak najszybciej wyeliminować.

Macierz Eisenhowera

Ten popularny podział na rzeczy ważne-pilne, ważne-niepilne, nieważne-pilne i nieważne-niepilne również pomoże Ci ustalić, którymi zadaniami zająć się w pierwszej kolejności. Część z nich możesz zlecić innym osobom lub w ogóle z nich zrezygnować, zyskując tym samym więcej czasu wolnego. Poniższa matryca wskazuje, co należy zrobić, aby skutecznie poradzić sobie z nadmiarem zadań.

Pamiętaj: „To, co najważniejsze, nie może być na łasce tego, co mniej ważne” – Goethe

Chcesz wykonać swoją indywidualną Macierz Eisenhowera? Super! Przygotowałam dla Ciebie plik z ćwiczeniem.
Dołącz do tysięcy SpecBabek z całego świata i pobierz swoje ćwiczenie coachingowe.

4. Eliminuj rozpraszacze

Rozpraszacze to wszystkie rzeczy, które odwracają Twoją uwagę od zadania, marnując tym samym Twój najbardziej wartościowy pod względem energetycznym czas. Jeśli wykorzystujesz go na mniej ważne czynności, to nie masz go już na ważniejsze zadania. Tym samym ponosisz więc dodatkowe koszty – są to koszty utraconych możliwości. Zamiast bowiem skupić uwagę na priorytetach, trwonisz ją na rzeczach niepotrzebnych lub mniej pilnych, wpadając tym samym w pułapkę prokrastynacji. (tu można wstawić jakiś odnośnik do grafiki lub filmu z profesorem, słojem i kamieniami)

Sprawne unikanie rozpraszaczy to nie tylko umiejętność samokontroli (a ta jest na dużo wyższym poziomie, kiedy ciało i umysł są wypoczęte) lecz również wcześniejsze przygotowanie i użycie odpowiednich strategii, jak eliminacja pokus poprzez ich usunięcie z otoczenia, ograniczenie zbędnych konwersacji, uporządkowanie środowiska pracy, planowanie działań.

 

5. NIE dla wielozadaniowości

Jak to? Przecież z łatwością można wykonywać kilka rzeczy na raz. Sama tego doświadczyłam! Szkopuł w tym, że często mylimy wielozadaniowość z szybkim przełączaniem się pomiędzy kilkoma zadaniami. Multitasking sprawdza się tylko w przypadku zadań wykonywanych na autopilocie. Możesz np. iść i rozmawiać przez telefon jednocześnie, ponieważ tylko jedna z tych czynności wymaga od Ciebie udziału świadomości. W przypadku wykonywania kilku zadań, na których skupiasz świadomą uwagę nie można mówić o wielozadaniowości, a właśnie o przełączaniu się pomiędzy różnymi tematami. A to skutkuje częstszymi przerwami i rozproszeniem uwagi, co znacznie obniża efektywność każdej z wykonywanych czynności. Udowodnione to zostało w eksperymencie przeprowadzonym na Uniwersytecie Stanowym środkowego Connecticut, podczas którego okazało się, że studenci, którzy robiąc przerwę podczas czytania na używanie komunikatora, potrzebowali o 25% czasu więcej na przeczytanie fragmentu tekstu (po odliczeniu czasu, który spędzili na używaniu komunikatora) niż studenci, którzy czytali bez przerwy*.

zwiększenie efektywności

6. Nie wymyślaj koła na nowo

Najtańszym źródłem poprawy efektywności jest wykorzystanie doświadczeń innych” –
James Harrington

Jeśli zależy Ci na osiągnięciu wysokiej efektywności, korzystaj z dostępnych rozwiązań, które są w stanie przyspieszyć osiągnięcie zamierzonych rezultatów. Nie wymyślaj własnych, autorskich metod radzenia sobie z problemem kiedy widzisz, że wykorzystanie istniejącego już narzędzia pomoże Ci zrobić coś szybciej lub sprawniej. Polegaj na sprawdzonych metodach i modeluj tych, którzy mogą pochwalić się określonymi efektami. Analogicznie, nie trać czasu na to, co mogą za Ciebie zrobić inni. Przykładowo – na imprezę firmową lub rodzinną możesz zamówić catering, zamiast samodzielnie przygotowywać wszystkie potrawy i tracić na to kilka godzin. W trakcie tych kilku godzin możesz bowiem zrobić mnóstwo innych, ważniejszych rzeczy. Jeśli więc brak Ci czasu lub chcesz efektywniej wykonać zadanie – zleć je profesjonalistom. Umiejętne korzystanie z pracy innych znacznie przyspiesza osiąganie własnych celów.

 

7. Dbaj o swoje ciało

O tym, jak ważny jest sen i odpoczynek pisałam już w pierwszym punkcie, jednak ciało potrzebuje również innego rodzaju troski – odpowiedniej diety (bogatej w składniki odżywcze), należytej dawki ruchu i właściwego nawodnienia. Efektywna praca podczas głodu lub przejedzenia jest praktycznie niemożliwa. To samo dzieje się kiedy organizm jest odwodniony i niedotleniony. Na takim „paliwie” nie zajedzie daleko. Jeśli słyszałaś o holistycznym podejściu do życia wiesz, że ciało i umysł są ze sobą połączone i wzajemnie na siebie wpływają. Kiedy zaniedbasz jedno, równocześnie zaniedbujesz drugie.

 

8. Kultywuj stan FLOW

FLOW to stan, w którym nie czujesz upływu czasu, ponieważ w pełni skupiasz się na wykonywanym zadaniu. Flow sprzyja efektywności i kreatywności. Dzięki niemu wykonujesz zadania sprawniej i szybciej, w większym stopniu panujesz nad własnymi emocjami, jesteś bardziej uważna i lepiej przyswajasz informacje. Nie odczuwasz też zmęczenia czy głodu. Staraj się osiągać stan flow najczęściej, jak to tylko możliwe. Niejednokrotnie pojawia się on samoistnie, kiedy do zadania podejdzie się z pozytywnym nastawieniem i chęcią do działania.

Pamiętaj: Mózg jest plastyczny, szybko się uczy i łatwo dostosowuje do środowiska. Im częściej osiągasz stan przepływu, tym łatwiej jest wywołać go kolejnym razem, szczególnie, jeśli użyjesz technik kotwiczenia.

 

9. Wyznacz ramy czasowe

Zgodnie z prawem Parkinsona zadanie zabiera taką ilość czasu, jaka zostanie na nie przeznaczona. Zatem im dłuższy czas wyznaczasz sobie na załatwienie jakiejś sprawy, tym dłużej będziesz ją wykonywać. Jeśli więc masz do zrobienia coś, co mogłabyś zrobić w kilka godzin, będziesz to tak długo rozciągać w czasie, aby ostatecznie zrobić to wraz z końcem wyznaczonego terminu. Takie działanie skutkuje nie tylko stratą czasu (zadania mogłoby zostać wykonane wcześniej i „popchnąć” do przodu inne zadania), ale też spadkiem motywacji. Sekretem efektywności w odniesieniu do prawa Parkinsona jest maksymalne ograniczenie czasu przeznaczonego na zadanie, bowiem presja związana z upływem terminu sprzyja koncentracji i skupieniu się na rzeczach najważniejszych oraz szybszym uzyskaniu oczekiwanych rezultatów.

zwiększenie efektywności

Sposobów na zwiększenie efektywności jest znacznie więcej, podana powyżej lista nie jest zamknięta. Korzystaj z tych, które są najlepiej dopasowane to Twoich codziennych aktywności, potrzeb i możliwości. Jeśli znasz inne sposoby na poprawę wydajności, podziel się nimi w komentarzach 🙂

Joasia

Artykuł inspirowany książką „Zarządzanie codziennością. Zaplanuj dzień, skoncentruj się i wyostrz swój twórczy umysł” oraz materiałami dostępnymi w X. module Akademii SpecBabek.
*L. L. Bowman et al., Can Students Really Multitask? An Experimental Study Of Instant Messaging While Reading, „Computera and Education”, 54 (2010), s. 927-931.