05/24/2016

10 sposobów na produktywny dzień.

Marta Wiśniewska
Zapisz się na newsletter i otrzymuj specnewsy

Doba wszystkich z nas trwa tyle samo, jednak każda swoje 24 godziny wykorzystuje inaczej. Zapewne zastanawiasz się, jak to możliwe, że w ciągu tego samego czasu inne kobiety potrafią być matką dwójki maluchów, pracować zawodowo, prowadzić dom a na dodatek regularnie odwiedzać siłownię i kosmetyczkę, podczas gdy ty z trudem wywiązujesz się jedynie z obowiązków zawodowych. Pierwsza rada – przestań się z nimi porównywać, bo nie wszystkie z nas muszą mieć każdy dzień idealnie zaplanowany i wciąż sprawiać wrażenie, jakby goniący czas nie istniał. Jeżeli jednak chcesz maksymalnie wykorzystywać swój dzień, by był jak najbardziej produktywny, to nic trudnego – wystarczy dobrze zarządzać swoim czasem, aby maksymalnie wykorzystywać każdą dobę. Poznaj 10 prostych sposobów na to, by każdy twój dzień był produktywny, a ty byś zawsze mogła wygospodarować dla siebie chociaż chwilę wolnego czasu.

1. Planuj z wyprzedzeniem

Im mniej masz rzeczy do zrobienia, tym więcej zajmują ci one czasu – na pewno większość może tę zasadę potwierdzić na przykładzie własnych doświadczeń. To prawda – mając więcej obowiązków musimy być lepiej zorganizowane, aby z każdego z nich móc się wywiązać. Im zadań mniej, tym mniejszą odczuwamy presję czasu, a tym samym mamy mniejszą motywację do pracy. Aby zatem uniknąć takich sytuacji warto jest wszystko planować z odpowiednim wyprzedzeniem – co najmniej kilkudniowym. Świetnie sprawdzi się układanie cotygodniowych planów – zaznaczaj w swoim kalendarzu na każdy dzień zadania, które musisz wykonać, dodatkowo planuj też, ile zabiorą ci one czasu. Dzięki temu będziesz mieć spojrzenie na cały tydzień i zobaczysz, które z twoich dni są bardziej, a które mniej pracowite. Pomoże ci to w równy sposób zaplanować zadania i podzielić twój nakład pracy.

2. Nadawaj zadaniom priorytety

Nawet przy dużo wcześniejszym planowaniu pracy może okazać się, że niektóre z dni masz maksymalnie wypełnione i nawet przy włożeniu wszystkich swoich starań nie będziesz w stanie zrealizować każdego z zaplanowanych zadań. Może stać się też tak, że nagle pojawi się nieplanowana sprawa wymagająca dużo twojego czasu i zaangażowania, a ty szybko musisz się nią zająć. W takiej sytuacji świetnie sprawdzi się metoda nadawania zadaniom priorytetów – określ, które z nich muszą zostać wykonane danego dnia, a które mogą zostać odłożone na później. Ustal i przyjmij prosty i wspólny system klasyfikacji – nadawaj zadaniom etykiety np. pilne/ważne/niepilne. Dzięki temu nawet w nagłych sytuacjach będziesz mogła wygospodarować dodatkowy czas na sprawy pilne, kosztem przełożenia tych niepilnych. Takie uporządkowanie zadań pozwoli ci układać tygodniowy rozkład pracy tak, aby nie żyć pod ciągłą presją czasu.

3. Nagradzaj się

Nic tak nie podnosi motywacji do działania jak wizja nagrody. Warto jest się nagradzać – nawet za niewielkie osiągnięcia. Jednak aby ta metoda była efektywna pamiętaj o tym, by nagroda była zawsze adekwatna do wykonanej pracy. Po ciężkim i aktywnym tygodniu możesz sobie zafundować wizytę u fryzjera lub wyjście z koleżanką do kina, jednak jeżeli przyjmiesz taktykę takiego nagradzania się każdego dnia to szybko zauważysz, że poziom twojej motywacji do pracy spada. Nagrody, podobnie jak zadania, także warto jest wcześniej planować i zapisywać w kalendarzu. Wizja zbliżającej się ich realizacji na pewno poprawi jakość i efektywność twojej pracy oraz umili ci czas oczekiwania. Pamiętaj też, że nagroda nie zawsze musi mieć materialną postać – może nią przecież być spotkanie z przyjaciółmi lub spokojny, samotny wieczór z filmem i gorącą czekoladą. Sama wybierz to, co cię uspokaja i daje radość, a łatwiej będzie ci ustalić odpowiedni system nagród.

4. Prowadź regularny tryb życia

Dobre planowanie pracy i zarządzanie czasem na pewno staną się o wiele łatwiejsze, jeżeli będziesz prowadzić regularny tryb życia. Staraj się, aby każdy twój dzień zawsze wyglądał w podobny sposób – kładź się spać i wstawaj o podobnych godzinach, nie zarywaj bez potrzeby nocy i unikaj ‚drzemki’ przy porannym budziku. Stosowanie się do tych kilku zasad pomoże Ci efektywnie zarządzać swoim czasem – dzięki nim każdy twój dzień będzie poukładany, a ty znajdziesz czas na regularny sen, i systematyczne godziny pracy – także tej domowej. Wiedząc, ile czasu potrzebujesz na sen, wieczorną toaletę czy wypełnienie domowych obowiązków o wiele łatwiej będzie ci usystematyzować swój tygodniowy tryb pracy i ocenić, ile czasu każdego dnia możesz przeznaczyć na wypełnienia dodatkowych obowiązków.

5. Bądź asertywna – powiedz NIE

Planujesz swój dzień i tydzień z wyprzedzeniem, a mimo to nagle okazuje się, że cały plan legł w gruzach i po raz kolejny musisz wszystko przekładać. Dlaczego? Być może dlatego, że przyjmujesz na siebie obowiązki innych i nie potrafisz odmawiać, gdy ktoś prosi cię o pomoc. Oczywiście nie chodzi o to, aby każdemu i zawsze odmawiać pomocy, ale o to, by robić to rozsądnie, nie pozwalając nikomu na nadużywanie twojej dobrej woli. Nie tylko o pomaganie tutaj chodzi, ale także o wszystkie inne nieplanowane sytuacje. Jeżeli wiesz, że twój najbliższy tydzień jest wypełniony pracą po brzegi to nie deklaruj się, że pomożesz koleżance w organizowaniu imprezy lub że wyskoczysz z nią do miasta na wspólne zakupy. Pamiętaj, że bycie asertywnym polega na mówieniu NIE i byciu w tym konsekwentnym. Jeżeli ty wcześniej miałaś już plany na dany dzień to nie rezygnuj z nich bez ważnych ku temu powodów.

6. Dbaj o porządek

Porządek w twoim otoczeniu przekłada się na porządek zarówno w twoim dniu jak i na organizację całego tygodnia. Chociaż wydaje się to z pozoru błahe, to pamiętaj o tym i staraj się go na bieżąco utrzymywać. Nic bowiem nie frustruje bardziej niż fakt, że pomimo wolnego czasu nie jesteś w stanie rozpocząć pracy nad danym zadaniem tylko dlatego, ze nie możesz odnaleźć potrzebnych materiałów. Staraj się zatem mieć dobrze zorganizowane rzeczy w domu, jak i w miejscu pracy – także na komputerze. Dzięki utrzymywaniu porządku zawsze będziesz wiedzieć gdzie czego należy szukać, a tym samym oszczędzisz sporo czasu zarówno na pracy przy danym zadaniu jak i na robieniu regularnych, wielkich porządków.

7. Skupiaj się na wykonywanych zadaniach

Każde z zadań zajmie ci mniej czasu, jeżeli w pełni skupisz na nim swoją uwagę. Kiedy pracujesz, bez względu na to czy odkurzasz, wypełniasz tabelę w Excelu czy piszesz, skupiaj na aktualnie wykonywanym zadaniu całą swoją uwagę. Nie oglądaj w tym czasie telewizji, wyłącz radio. Im bardziej poświęcisz się danej pracy, tym szybciej ją ukończysz, a co za tym idzie zaoszczędzisz swój czas. Skupiając się jednocześnie tylko na jednej rzeczy zobaczysz, że większość z zadań wcale nie wymaga tak dużo czasu, jak wcześniej sądziłaś. Jeżeli np. podczas odpisywania na maile zrezygnujesz z jednoczesnego przeglądania Facebooka okażę się, że wcale nie potrzebujesz na to godziny, bo bez problemu zrobisz to w 30 minut. Ta zasada dotyczy niemal wszystkich twoich zadań – dzięki jej przestrzeganiu łatwiej będzie ci w przyszłości oszacować, ile czasu powinnaś zaplanować na dane zadanie, a co za tym idzie – łatwiej będzie ci układać swój plan dnia i pracy. Zapewne wygospodarujesz też dla siebie więcej wolnego czasu, który dowolnie spożytkujesz.

8. Wycisz telefon, wyłącz Wi-Fi i powiadomienia

Nie tylko podczas pracy, ale także w chwilach wypoczynku nic nie powinno odciągać twojej uwagi. Jeżeli oglądasz film – oglądaj tylko film, jeżeli uczysz się do egzaminu – ucz się. Nie przynoś ze sobą telefonu, tabletu czy laptopa. Ciągły dostęp do internetu jest bardzo kuszący, jednak potrafi zabrać naprawdę dużo czas. Wciąż pojawiające się powiadomienia, nowe wiadomości i śmieszne filmiki podsyłane przez znajomych wyłącznie odciągają twoją uwagę i zabierają czas zaplanowany na inne zajęcia. Jeżeli pracujesz, a czekasz na ważny telefon to oczywiście miej go w pobliżu, jednak pilnuj tego, by co chwilę nie sprawdzać liczby nowych powiadomień czy SMS-ów. Najlepiej na czas pracy wyłączyć pojawiające się powiadomienia i odłączyć sieć Wi-Fi. Dzięki temu nic niepotrzebnie nie będzie odciągało twojej uwagi i skupienia.

9. Bądź aktywna fizycznie

Aktywność fizyczna poprawia nie tylko naszą kondycję i wytrzymałość, ale wpływa również na ogólne samopoczucie. Regularne uprawianie sportów i fizyczny wysiłek podnoszą w naszym organizmie poziom endorfin, czyli wpływają na poczucie szczęścia i satysfakcji. Znajdź sobie więc taki sport, który sam w sobie jest dla ciebie źródłem radości. Wyjście na trening powinno bowiem być przez ciebie wyczekiwane i postrzegane jako zasłużona nagroda, a nie jako przymus. Zapisz się zatem na kurs zumby, o którym od dawna marzyłaś lub na lekcje tenisa, na które zawsze brakowało ci czasu. Pamiętaj jednak o tym, by aktywności fizyczne także wpisywać do kalendarza i planować na nie odrębny czas.

10. Wyznaczaj czas na relaks

Pamiętaj, że jesteś tylko człowiekiem, nie robotem – relaks i odpoczynek są nie tyle wskazane, co wręcz konieczne. Każda z nas prędzej czy później wyczerpie swoje nakłady siły i będzie potrzebowała krótszego lub dłuższego odpoczynku, a jak wiadomo – nie samą pracą żyje człowiek. Warto jest zatem znaleźć chwilę dla siebie nawet w trakcie najbardziej zabieganego dnia. W ramach chwili takiego relaksu zrób sobie długą kąpiel lub wyjdź na spacer. Pomoże ci to odciąć się na chwilę od pracy, a gdy do niej ponownie zasiądziesz będziesz o wiele efektywniejsza. Nie musisz odgórnie planować takich chwil. Jeżeli zwyczajnie poczujesz się zmęczona – odpocznij. A może po prostu wykonasz jedno z zaplanowanych zadań dużo szybciej, niż przypuszczałaś. W ten sposób zaoszczędzony czas możesz z powodzeniem przeznaczyć na zrelaksowanie się i nie myślenie o pracy.

Marta